Na linha de frente: Conformidade com um lado da fraude

Os auditores normalmente analisam se os funcionários estão em conformidade com as regras e regulamentos relevantes. No entanto, essa abordagem pode ser muito limitada se pensarmos nas possibilidades de cometer fraudes enquanto estamos em conformidade. Se você se pergunta como isso poderia ser possível, imagine as seguintes situações:

• Empregados que viajam excessivamente para trabalhar, pois as diárias são uma fonte adicional de renda.
• Funcionários viajando excessivamente a trabalho, pois gostam de viajar e gostariam de ver o mundo às custas da empresa.
• Funcionários horistas gastam muito tempo em assuntos privados, incluindo muitos telefonemas privados, muitos intervalos para café ou intervalos de almoço excessivamente longos, enquanto eles estão no horário de trabalho.
• Funcionários de hora em hora saindo sem cronometragem e fazendo entradas manuais mais tarde.
• Os funcionários de hora em hora muitas vezes esquecem seus crachás e fazem entradas manuais para clock-in e clock-out.
• Supervisores relatando que seus funcionários cumpriram horas de trabalho adicionais que nunca aconteceram.

Em todos os casos acima, os funcionários estão reclamando das regras e formas de trabalho estabelecidas. No entanto, eles não estão sendo éticos.

O que a auditoria interna pode fazer?

Sem entrar no direito do trabalho, a auditoria interna pode influenciar muito a cultura ética da empresa.

Defendendo um código de ética. Se ainda não estiver em vigor, a auditoria interna pode defender um código de ética a ser estabelecido pela empresa. O código de ética deve ser compreensível para todos na empresa e o mais geral possível para ser aplicável em qualquer situação. A integração de uma árvore de decisão no código de ética ajuda as pessoas a decidirem se algo é ético ou não, e pode ser uma forma fácil e visual para os funcionários incorporarem a ética nas atividades diárias.

Tornar a ética parte permanente de todos os trabalhos de auditoria. Integrar a ética em todos os trabalhos de auditoria interna é uma forma de promover continuamente a conscientização sobre a ética. Independentemente do tema da auditoria, os auditores internos podem prestar atenção a qualquer comportamento antiético e encontrar oportunidades de melhoria.

Facilitar treinamentos de ética. Os auditores internos podem apoiar a conscientização ética na empresa, facilitando treinamentos de ética, organizando workshops e até mesmo fornecendo alguns exemplos de comportamento ético e antiético. A utilização de diferentes métodos de formação ao considerar temas relacionados com a ética pode tornar a formação interessante para um público mais vasto.

Ser um modelo. Os auditores internos precisam "andar na conversa" se quiserem ser uma influência positiva. Seguir as regras, demonstrar comportamento ético e não fazer concessões ajudam os auditores internos a serem vistos como bons modelos.

Ser embaixador da ética. Auditores internos podem servir como embaixadores da ética na sua organização. Esta função implicaria que qualquer pessoa na empresa fosse livre de abordar qualquer membro da equipe de auditoria interna para falar sobre temas éticos e obter aconselhamento sobre a situação específica e o possível caminho a seguir.

Facilitar um comitê de ética. Dado que decidir sobre o que é ético ou antiético nem sempre é fácil ou direto, a auditoria interna poderia facilitar a criação de um comité de ética que tomaria decisões sobre questões e situações éticas. Garantir um comité de ética diversificado deve ser uma prioridade máxima, pois isso permitiria ao comité considerar tópicos de diferentes ângulos, culturas, faixas etárias etc.

Disseminar a conscientização sobre fraudes. Os auditores internos podem utilizar diferentes formas de disseminar a conscientização sobre fraudes e apoiar o comportamento ético na empresa. Alguns exemplos práticos incluem o apoio à Semana Internacional de Conscientização sobre Fraude — usando impressos, relatórios, cartazes e vídeos sobre bandeiras vermelhas típicas — discutindo fraquezas que contribuem para a fraude, ou detalhando os atributos dos fraudadores etc.

O comportamento ético é um estado de espírito. Processos robustos, controles-chave fortes e gerenciamento de consequências são necessários para toda empresa. No entanto, o trabalho contínuo de conscientização ética e prevenção de irregularidades pode ter uma influência ainda maior sobre os funcionários do que os procedimentos formais que estão em vigor na organização. Ao ajudar a aumentar a conscientização sobre ética, os auditores internos podem desempenhar um papel significativo na prevenção de fraudes legítimas.