Building a Better Auditor: Encorajando a Colaboração Entre Clientes
Blogs William Carvalho nov 15, 2024
Recentemente, em meu papel na área de controles internos, apoiei um cliente na revisão de um plano de ação destinado a mitigar um risco de auditoria. Durante esse processo, me deparei com um desafio comum: a incerteza da área de negócio quanto à sua capacidade de abordar a causa raiz da questão.
Diversos fatores complicaram a análise. O primeiro foi obter uma compreensão abrangente e completa do problema. Embora o cliente tivesse uma responsabilidade substancial pelo processo, ele não tinha controle sobre determinados estágios. Portanto, para que pudesse liderar a iniciativa, ele precisava da colaboração de outras unidades de negócios para garantir que ações sustentáveis e de longo prazo fossem executadas.
Conforme progredíamos, tornou-se essencial formalizar a área do meu cliente como líder de aprimoramento de processos, permitindo-lhe promover melhorias operacionais entre os departamentos. Depois que estabelecemos esse papel de liderança, identificamos outras áreas que apoiariam os passos intermediários, alinhando suas responsabilidades e as ações de melhoria necessárias. Com essas áreas identificadas, nos concentramos em alinhar expectativas, definir papéis, ações e responsabilidades, e garantir que a documentação fosse abrangente.
Após esse alinhamento, retomamos o contato com a equipe de auditoria interna para confirmar que as ações planejadas mitigariam os riscos com eficácia. Meu cliente recebeu aprovação para prosseguir com a implementação das ações necessárias. Continuei apoiando a fase de monitoramento, identificando possíveis atrasos. Por fim, quando o processo foi revisado e as melhorias foram iniciadas, os resultados foram altamente positivos, resultando em uma avaliação sólida dos controles na auditoria de acompanhamento.
Quantas vezes, ao implementar uma ação ou uma nova ferramenta para um projeto estratégico, nos deparamos com este desafio: a falta de integração entre os processos e a colaboração insuficiente entre as diversas áreas envolvidas? A colaboração é essencial para superar esses desafios. Cada área tem suas próprias responsabilidades e objetivos, mas sem um alinhamento claro, a comunicação se torna fragmentada e a tomada de decisões fica mais lenta.
Para atingir nossos objetivos com eficácia, precisamos fortalecer a cooperação entre as três linhas. Ao trabalhar com clientes da primeira linha, geralmente foco em quatro pilares principais para alcançar o sucesso nos projetos: liderança, comprometimento, comunicação e trabalho em equipe.
Liderança: Identifique qual área ou indivíduo tem autoridade sobre a questão que precisa ser abordada. Se nenhum líder tiver sido designado, nomeie um ou busque assistência para selecionar a pessoa certa.
Comprometimento: A colaboração só é bem-sucedida com o comprometimento genuíno de todos os envolvidos. É crucial determinar quais indivíduos ou departamentos precisam apoiar o líder, assumindo a responsabilidade por tarefas específicas, para que todos entendam seu papel na resolução da questão.
Comunicação: Certifique-se de que as tarefas, os objetivos e as expectativas sejam claramente comunicados a todos os envolvidos. A comunicação é a base para o alinhamento das equipes. Estabeleça reuniões regulares e canais de comunicação abertos, para garantir que todos sejam constantemente atualizados sobre os desafios.
Trabalho em Equipe: Este é o pilar que une todos os outros. Certifique-se de que toda a equipe esteja trabalhando em conjunto em prol do mesmo objetivo. Encoraje a colaboração e o apoio entre os membros da equipe para atingir os melhores resultados.
Quando esses pilares são bem identificados, mapeados e compartilhados, geralmente os projetos fluem com muito mais eficiência. Em projetos de auditoria, considere quanto tempo é investido na identificação das áreas e pessoas certas para que a auditoria possa começar. Essas melhores práticas estão sendo compartilhadas proativamente com os clientes de primeira linha, para que eles possam se preparar antes mesmo do início da auditoria?
Alinhar as três linhas com base na liderança, comprometimento, comunicação e trabalho em equipe – a partir da primeira linha (negócio), com orientação e apoio da segunda linha (controles internos), e revisão e aprovação da terceira linha (auditoria interna) – cria não apenas um sistema de defesa eficaz, mas também uma base sólida para o sucesso organizacional. Quando cada linha contribui de maneira estratégica e integrada, os riscos são reduzidos e a eficiência aumenta. Essa integração muda a forma como vemos a soma dos papéis de cada área: não como linhas isoladas, mas como uma forte colaboração que agrega valor ao negócio.