On the Frontlines: Contando os Grãos de Café

Imagine uma pessoa cujo trabalho inclui encher as máquinas de café com grãos de café em seu escritório. Vamos chamá-lo de “José Regalia”. Dependendo do tamanho da sua organização, pode ser que haja muitas máquinas de café que precisem ser abastecidas com grãos de café, múltiplas vezes ao dia. José tem acesso a um estoque de café para todo o edifício. Com o passar do tempo, José se sente tentado a levar um pouco de café para casa para uso próprio. No início, José contrabandeia um pacote de café e o leva para casa. Considerando o consumo total de café em um edifício tão grande e com tantas máquinas de café, isso passa despercebido. A maioria dos funcionários provavelmente não classificaria essa indiscrição como algo muito importante em sua lista de irregularidades.

Entretanto, com o tempo, vamos supor que José fique mais confortável com a situação e comece a pegar mais café da organização para uso próprio. Eventualmente, José decide parar completamente de comprar café e passa a usar apenas o café do trabalho para seu consumo pessoal.

Talvez o José dê um passo adiante e perceba que parte do café pode ser vendida a outras pessoas para gerar uma renda extra. José começa a usar plataformas online para vender o café abaixo do preço normal de mercado, embolsando o dinheiro adicional. José também percebe que a organização oferece serviços postais gratuitos aos funcionários, então, começa a usar a central de correspondência dos funcionários para enviar os pacotes de café a seus novos clientes.

Por fim, José se torna bem-sucedido em seu negócio online de venda de café abaixo dos preços normais de mercado. José passa a enviar encomendas todos os dias através do serviço de correspondência da organização. Consequentemente, o consumo de café dentro da organização parece aumentar significativamente.

Com o tempo, o funcionário que trabalha na central de correspondência da organização fica frustrado com o tanto de trabalho adicional que tem feito para José e leva o assunto ao supervisor imediato. Rapidamente, fica evidente que algo está errado, o tópico é escalonado para a auditoria interna e eles logo descobrem todo o esquema de fraude.

Há várias lições que podem ser extraídas dessa situação:

Pequenas coisas importam. Sem minimizar o foco das fraudes de grande porte, fraudes pequenas também são importantes para a organização. A maioria dos funcionários pode se identificar com itens pequenos e cotidianos, como o café. Saber que há um processo apropriado e mecanismos de monitoramento e controle – mesmo para o café – transmite uma mensagem forte a todos os funcionários.

A importância de uma avaliação de riscos apropriada. Muitas vezes, itens pequenos não são avaliados adequadamente quanto aos riscos relacionados, devido ao seu impacto imaterial sobre a organização. No entanto, o risco de fraude deveria estar sempre em foco, mesmo no caso de itens pequenos. Esses itens estão ao alcance de muitos funcionários e podem ser facilmente manipulados. Mudanças periódicas, rotações de trabalho ou substituições temporárias podem ser bons mecanismos para verificar se há desvios no inventário.

A significância de sinais de alerta comportamentais. A linguagem corporal e o comportamento podem, às vezes, revelar informações importantes para os auditores internos. É claro que os auditores não podem confiar apenas nesses sinais de alerta, mas eles podem ser um bom ponto de partida para análises e verificações adicionais a serem realizadas. É melhor conferir do que remediar, como dizem os auditores internos. Voltando à nossa situação do café descrita anteriormente, foram identificados diversos sinais de alerta comportamentais. Quando os auditores questionaram José pela primeira vez, ele agiu de forma estranha, desviando o olhar. Ao mesmo tempo, José alegou que estava visitando muito a sala de correspondências, porque estava esperando uma carta particular muito importante. Essas reações fizeram com que os auditores investigassem mais a fundo.

Uma cultura de comunicação aberta é fundamental. Os funcionários deveriam ser encorajados a se manifestar e a reportar suas preocupações. Normalmente, as pessoas próximas ao infrator são as primeiras a notar comportamentos estranhos e são as melhores fontes de informações. Embora uma cultura de comunicação aberta possa, às vezes, levar a alarmes falsos, ela pode revelar muita coisa e servir como um bom mecanismo de monitoramento na organização.

Controles preventivos informais podem ser eficazes. Compartilhar detalhes sobre casos de fraude ocorridos na organização, na medida do possível e de forma razoável, pode conscientizar os funcionários de que essas coisas acontecem e as pessoas são pegas. Afinal, o melhor mecanismo de controle é a compreensão de que existe um sistema de controle em vigor.

Por fim, fraudes não podem ser completamente prevenidas ou interrompidas. Porém, uma avaliação apropriada de riscos, bons processos e uma boa gestão, bem como mecanismos de controle eficazes, podem ajudar a organização a se proteger contra fraudes. Os auditores internos podem contribuir para a prevenção e detecção de fraudes, mesmo com itens aparentemente insignificantes como grãos de café.