En primera línea: Todo se trata de manejar las relaciones

Tener un programa de gestión de relaciones con las partes interesadas es un buen comienzo. Esto proporciona un enfoque estructurado para identificar a las partes interesadas clave y documentar cómo el equipo de auditoría interna se comunicará con estas. Se puede priorizar a las partes interesadas de acuerdo con su nivel de influencia, con miembros del equipo de auditoría interna asignados a la tarea de desarrollar y mantener relaciones con partes interesadas específicas.

Además de un programa formal de gestión de relaciones, se puede alentar a los miembros del equipo de auditoría interna a construir y mantener relaciones de otras formas, como participar en comités y eventos internos, y ofrecerse como voluntarios para ayudar con actividades sociales. Todo esto ayuda a que la auditoría interna sea accesible y respalda el viejo cliché (pero verdadero) de que "estamos aquí para ayudar".

Compartir perspectivas con unidades de negocio y partes interesadas

Como DEA, encontré que los gerentes de unidades de negocios siempre me pedían que compartiera "lecciones aprendidas" con ellos. Participé en comités clave para compartir conocimientos de auditoría interna y me ofrecí a presentarme en las reuniones de la empresa. Mi equipo también monitoreó informes emitidos por auditores externos sobre organizaciones similares y preparó y emitió resúmenes de estos informes para las partes interesadas relevantes dentro de la organización.

Como equipo, realizamos presentaciones sobre auditoría interna a las áreas de negocio para que nos conozcan, aumentar su comprensión de nuestro rol y cómo podríamos ayudarlos, y escuchar acerca de mejores prácticas y lecciones aprendidas. Descubrimos que estas actividades adicionales dieron como resultado un aumento de solicitudes de nuestros servicios de asesoría, lo cual fue un gran resultado.

También es importante manejar las relaciones con otros proveedores de aseguramiento. La Norma 2050 del IIA–– Coordinación y Confianza; requiere que el DEA coordine las actividades y considere confiar en el trabajo de otros proveedores de servicios de aseguramiento interno y consultoría para asegurar una cobertura adecuada y minimizar la duplicación de esfuerzos.

Una forma de coordinar el aseguramiento es establecer y facilitar una comunidad de práctica para los proveedores de aseguramiento de la organización, como los equipos de fraude, riesgo, salud y seguridad laboral, y seguridad, para compartir planes de trabajo y resultados. El plan de auditoría de la función de auditoría interna también debe compartirse con los auditores externos, de modo que tengan la opción de confiar en el trabajo de auditoría interna en lugar de volver a realizar los procedimientos por su cuenta.

Promoción de la marca de auditoría interna

Cada mes de mayo, el mes de concientización sobre la Auditoría Interna, presenta una oportunidad ideal para que la auditoría interna se destaque y muestre sus servicios a la organización en general. Se puede desarrollar una campaña e involucrar a todo el equipo en la coordinación de las actividades de divulgación. Se puede desarrollar marketing colateralmente para respaldar estas actividades y utilizarlas durante el año siguiente.

Si hay una página web dedicada a la auditoría interna, disponible en la red interna, esta se puede utilizar para promover la auditoría interna y cómo puede ayudar, así como para compartir las mejores prácticas y lecciones aprendidas. En algunas organizaciones, el plan de auditoría se puede publicar allí.

Mantener una regla de "sin sorpresas"

La gestión de las relaciones a nivel de compromiso individual puede ser más desafiante, y es cuando se evalúa el desempeño de las unidades de negocio. Para cada compromiso, las preferencias de comunicación del cliente deben establecerse durante el proceso de planificación y documentarse en el plan del compromiso. La comunicación puede consistir en actualizaciones semanales o quincenales, cara a cara, por teléfono o por correo electrónico.

Un desafío clave para la auditoría interna es lograr el equilibrio adecuado entre mantener relaciones constructivas con la gerencia y, al mismo tiempo, brindar aseguramiento sólido y oportuno a la Junta o al Comité de Auditoría, que son las partes interesadas clave de la auditoría interna.

Todos estamos familiarizados con lo que puede ser un proceso largo en la negociación de un informe hasta su finalización, la presión para que los informes se finalicen con los comentarios de la gerencia a tiempo para presentarlos al comité correspondiente, y estos comités preguntan por qué no han sido presentados los informes de auditoría interna pendientes.

Mantener relaciones sólidas y una comunicación continua puede ayudar a manejar esta tensión. Mi experiencia ha sido que comunicar las observaciones del trabajo a las partes interesadas en tiempo real, particularmente las observaciones adversas, les da tiempo para cuestionar las observaciones, considerar sus respuestas y, a menudo, implementar mejoras incluso antes de que se redacte el informe.

Este enfoque de lograr una regla de "sin sorpresas", genera confianza y ayuda a generar un sentido de auditoría interna trabajando con la gerencia para lograr el mejor resultado para la organización. También ayuda a garantizar un informe sólido y contribuye en gran medida a agilizar el proceso de generación de informes.

Incluir observaciones positivas en los informes también ayuda. La Norma 2410.A2 del IIA, nos anima a reconocer el desempeño satisfactorio en las comunicaciones del trabajo, y la inclusión de observaciones positivas en un informe no solo proporciona un informe más equilibrado, sino que puede evitar que la gerencia sienta que la auditoría interna solo se ha centrado en lo que hicieron mal.

¿Y todos no necesitamos sentir que estamos haciendo un buen trabajo?