On the Frontlines: O Passado Informa o Futuro

No entanto, o ambiente de negócios nunca é estático. Desafios inesperados surgem, controles evoluem e o feedback dos stakeholders durante as auditorias pode influenciar o curso de ações futuras. Diante desses fatores, os auditores devem se perguntar: Como podemos garantir que estamos aprendendo com nossas auditorias anteriores?

Um dos princípios fundamentais da Turnbull Guidance on Internal Control (Orientação Turnbull sobre Controle Interno) do Conselho de Relatórios Financeiros do Reino Unido é que “Deveria existir um processo de feedback para aprender com os erros e aproveitar melhorias potenciais e reduções de risco”. Para incorporar as lições aprendidas no passado no próximo plano de auditoria, os auditores internos deveriam considerar as seguintes áreas:

Feedback dos Auditores de Campo

A fonte mais direta de lições aprendidas vem do trabalho de auditoria em campo. À medida que as auditorias avançam, muitas vezes há uma desconexão entre o plano inicial e a realidade dos controles, processos e exposição a riscos da organização. Os auditores deveriam registrar quaisquer desvios do plano e documentar os respectivos motivos. Algumas perguntas retóricas a serem consideradas incluem:

• Quais foram as surpresas durante a auditoria?
• Os controles eram muito rígidos para lidar com os riscos atuais?
• O comportamento humano ou a cultura organizacional tiveram um papel significativo no resultado da auditoria?
• Novos auditores foram envolvidos? O que eles observaram? Às vezes, novos auditores têm perspectivas ou observações novas que podem ter sido ignoradas por auditores mais experientes e familiarizados com o processo.

Feedback do Cliente e Insights da Pesquisa Pós-Trabalho de Auditoria

O feedback do cliente e dos stakeholders é essencial para melhorar as auditorias. Os insights obtidos antes da auditoria, durante o trabalho de campo e por meio de pesquisas pós-trabalho ajudam os auditores a refinar os planos. Por exemplo, se vários departamentos expressaram falta de compreensão sobre a auditoria ou seu escopo, isso deveria ser abordado em auditorias futuras, possivelmente por meio de uma melhor comunicação.

O feedback obtido em entrevistas de saída, e-mails, ligações telefônicas e discussões informais fornece perspectivas valiosas e pode revelar padrões não identificados relacionados ao processo de auditoria. Eventos informais, em particular, podem fornecer insights úteis sobre o comportamento e a lógica humanos, especialmente se o cliente da auditoria não se sentir pressionado ou entrevistado e puder fornecer feedback honesto sem que isso fique “registrado”.

A Norma 11.1 - Construindo Relacionamentos e Comunicando-se com os Stakeholders afirma que, “Quando as interações informais ocorrem de forma consistente, os funcionários sentem confiança nos auditores internos, aumentando a probabilidade de discussões francas que podem não ocorrer em reuniões formais”. Assim, uma política de portas abertas promove críticas construtivas, ajudando os auditores a avaliar e melhorar profissionalmente seu trabalho.

Comportamento Humano e Resposta aos Controles

Quando os controles são projetados e implementados, o papel do comportamento humano é frequentemente negligenciado. Os seres humanos têm maneiras únicas de responder aos controles com base na sua compreensão dos mesmos. Por exemplo, as pessoas respondem aos controles se 1) compreendem os controles e 2) compreendem as consequências de uma falha no controle. A liderança e a cultura organizacionais, o engajamento dos funcionários e a gestão do desempenho têm um papel significativo na forma como os funcionários e terceiros respondem às auditorias.

Envolver os stakeholders no início do processo, educá-los sobre a importância dos controles e criar uma atmosfera de responsabilidade pode ajudar a garantir que os controles sejam mais do que apenas procedimentos a serem cumpridos. Com esse entendimento, os auditores podem elaborar planos que se adaptem às circunstâncias variáveis.

Avançando com Agilidade

Embora as informações históricas nos forneçam contexto, devemos ter cuidado para não ficarmos presos a um planejamento rígido que dificulte os ajustes necessários. A auditoria ágil incentiva os auditores a serem flexíveis à medida que surgem novos riscos ou oportunidades. Os auditores internos deveriam adotar mais práticas de auditoria ágil que lhes permitam responder rapidamente às mudanças à medida que elas ocorrem.

Ao incorporar o feedback do trabalho de campo, compreender o impacto do comportamento humano nos controles e adotar mais metodologias de auditoria ágil, os auditores podem criar planos que não sejam apenas abrangentes, mas também adaptáveis ao ambiente de risco em constante mudança.