Nas Linhas de Frente: A Fase de Coleta de Informações do Trabalho

Os auditores podem usar diversas ferramentas e técnicas para coletar dados e informações durante a pesquisa preliminar, como questionários, checklists, grupos de focais e apresentações. Entrevistas pessoais são, de longe, meu método favorito.

Há dois tipos diferentes de entrevistas: estruturadas e não estruturadas. Uma entrevista estruturada é semelhante a um questionário, porque os auditores usam o mesmo conjunto de perguntas pré-determinadas, cada uma com um conjunto correspondente de respostas pré-determinadas para o entrevistado selecionar.

Por outro lado, uma entrevista não estruturada flui mais livremente, com mais ênfase em perguntas abertas. Isso permite que o entrevistado forneça uma narrativa que, dependendo da perspectiva dos auditores, pode delinear o trabalho sob uma luz completamente diferente. Além disso, as entrevistas não estruturadas permitem que os auditores peçam ao entrevistado que elabore suas respostas e explore as áreas que possam ser de interesse.

Uma das vantagens mais significantes de uma entrevista não estruturada é que ela permite que os auditores identifiquem e explorem as diferenças que ocorrem entre o que está documentado e o que está sendo feito na vida real. Por exemplo, embora as políticas e procedimentos da organização afirmem que uma determinada transação deve ocorrer de uma maneira específica, os funcionários podem ter determinado uma abordagem mais eficaz para processar a transação.

Uma pesquisa preliminar precisa e eficaz pode definir um tom positivo e produtivo para a auditoria como um todo, cumprindo com vários objetivos:

• Estabelecer a persona do auditor e a relação de rapport que ele terá com o cliente da auditoria durante o trabalho.
• Garantir que o auditor seja visto como um aliado e consultor, em vez de adversário.
• Identificar as áreas às quais auditor deve dedicar mais foco e tempo, o que será aparente para um auditor perspicaz.
• Permitir que o cliente de auditoria expresse feedback sobre o desempenho da área de auditoria e ambiente de controle. O cliente também deve ser capaz de expressar as oportunidades e ameaças que identifica, porque, como proprietário do processo, o cliente está mais bem situado para reconhecer oportunidades geradoras de valor.

Todos esses objetivos enfatizam a importância das habilidades interpessoais do auditor, como construir relacionamentos com os clientes de auditoria e proprietários dos processos, fomentar relacionamentos colaborativos e consultivos, e enfatizar a conexão de parceria com os stakeholders. Tudo isso pode ser alcançado por meio de habilidades eficazes de comunicação, que são consistentemente classificadas entre as habilidades mais desejadas para auditores internos. Os auditores também precisam de uma atitude de aprendizado contínuo, que é idealmente uma marca registrada do departamento de auditoria.

Os auditores internos podem desenvolver e melhorar essas habilidades trabalhando na construção da inteligência emocional. Auditores internos bem-sucedidos são capazes de se relacionar e estabelecer rapport com o proprietário do processo, usando suas habilidades de comunicação para obter as informações necessárias. Ao fazer perguntas abertas durante entrevistas não estruturadas, os auditores devem assumir o fardo extra de garantir que os entrevistados estejam respondendo às perguntas de forma completa e precisa, bem como documentar e analisar os dados não estruturados que obtêm.

Conduzir a pesquisa preliminar de forma eficaz e abrangente e estabelecer uma relação positiva, colaborativa e consultiva com o cliente de auditoria podem garantir que a auditoria prossiga de forma suave e gere o máximo de valor.

Hassan Khayal, CIA, CRMA, é um auditor interno alocado nos Emirados Árabes Unidos e Líder Emergente de 2020 da Internal Auditor.